Hidden collections

Методические рекомендации по составлению и оформлению списков литературы к курсовым, выпускным квалификационным и  магистерским работам.

Сост.: Чиннова С. В., зав. отделом справочно-библиографического и информационного обслуживания библиотеки. Мурманский арктический государственный университет

Описание архивных документов:
Особенности описания архивных документов отражены в  ГОСТ Р 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления»

Библиографические ссылки на архивные документы позволяют определять местонахождение документа, хранящегося в определенном архивохранилище, личном архиве, музее, библиотеке и т. д., и таким образом идентифицировать его.
Библиографическое описание архивных документов содержит следующие элементы:
- заголовок;
- основное заглавие документа;
- сведения, относящиеся к заглавию;
- сведения об ответственности;
- поисковые данные документа;
- сведения о местоположении объекта ссылки в документе;
- сведения о деле (единице хранения), в котором хранится документ - объект ссылки;
- примечания.

В качестве поисковых данных документа указывают:
- название архивохранилища;
- номер фонда, описи (при наличии), порядковый номер дела по описи и т.п.;
- название фонда;
- местоположение объекта ссылки в идентифицирующем документе (номера листов дела).
Все элементы поисковых данных документа разделяют точками:

ОР РНБ. Ф. 316.Д. 161.Л. 1.

РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. № 196. Л. 18-19 об.

Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры может содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту. Если список сокращений отсутствует, а аббревиатура архивохранилища не является общепринятой, название архивохранилища указывают полностью с сокращением отдельных слов и словосочетаний в соответствии с ГОСТ 7.12 – 93 «Библиографическая запись. Сокращения слов на русском языке. Общие требования и правила» и ГОСТ 7.11 – 2004 «Библиографическая запись. Сокращения слов и словосочетаний на иностранных европейских языках»   или раскрывают после приведенной аббревиатуры.

РГИА
РГАДА
ОАД РНБ или Отд. арх. документов РНБ
Арх. РГБ
Арх. кинофонофотодокументов
НА РТ (Нац. арх. Республики Татарстан)

Обозначение и номер фонда приводят после названия архивохранилища. Указывают все элементы поисковых данных, принятые в конкретном архивохранилище, необходимые для идентификации документа (например, номер и название части фонда, номер картона, годы, если они являются элементом поисковых данных, и т.п.). В качестве обозначения архивного фонда, описи, порядкового номера дела (единицы хранения), зафиксированного в архивной описи, используют сокращения: «ф.» (фонд), «оп.» (опись), «д.» (дело), «ед. хр.» (единица хранения), «№» (номер), «об.» (оборот) - в зависимости от того, какие обозначения приняты в данном архивохранилище.

ОР РНБ. Ф. 416. Оп. 1. Д. 26. Л. 1.
ОР РГБ. Ф. 573. Оп. 1. Картон 5. Д. 14. Л. 18-20.
ОАД РНБ. Ф. 1. Оп. 1. 1856г. Ед. хр. 21.
Арх. ГЭ. Ф. 1. Оп. 1. 1927/1928 г. Д. 563.

После номера фонда в круглых скобках может быть указано его название. Если номер фонда отсутствует, после названия архивохранилища приводят название фонда, как правило, в именительном падеже, за исключением случаев, когда это противоречит грамматическим нормам языка или не соответствует названию конкретного фонда, принятому в архивохранилище.

ОР РГБ. Ф. 573 (Б. С. Боднарский)
ОР РНБ. Ф. 316 (Научно-исследовательский институт книговедения)
РГАДА. Ф. Сношения России с Китаем
РГАДА. Ф. Сената
(ЦГАИПД. Ф. 1728. Ед. хр. 537079)

Примеры

Розанов И. Н. Как создавалась библиотека Исторического музея : докл. на заседании Ученого совета Гос. публ. ист. б-ки РСФСР 30 июня 1939 г. // ГАРФ. Ф. А-513. Оп. 1. Д. 12. Л.14.
Материалы об организации Техникума печати при НИИ книговедения // ЦГАЛИ СПб. Ф. 306. Оп. 1. Ед. хр. 381.
Северо-Западное бюро ЦК ВКП (б). Общий отдел. Протоколы // ЦГАИПД. Ф. 9. Оп. 1. Ед. хр. 109.
Гребенщиков Я. П. К небольшому курсу по библиографии : материалы и заметки, 26 февр. - 10 марта 1924 г. // ОР РНБ. Ф. 41. Ед. хр. 45. Л. 1-10
Лонгинов М. Н. Письма (9) С. Д. Полторацкому, 1857-1860 гг. // ОР РНБ. Ф. 603 (С. Д. Полторацкий). Д. 145. 15л.

Если дело (единица хранения) или конкретный документ, хранящийся в деле,  не имеет заглавия, оно может быть сформулировано исследователем; в этом случае заглавие приводят в квадратных скобках до или после поисковых сведений о документе.

[Фомин А. Г. Материалы по истории русской библиографии] // РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. Д. 1. 214л.
Или
РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1 .Д. 1.214 л. [Фомин А. Г. Материалы по истории русской библиографии].

Понятие, уровни и элементы описания документов

• ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2017) Актуально в 2017 году
  Раздел 7. ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И НАУЧНО - СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
  
  Раздел 7. ОПИСАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И НАУЧНО - СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА

7.1. Понятие, уровни и элементы описания документов

Обязательными видами ключевых слов являются:

"тематика" - термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды деятельности и т.д., отраженные в документах объекта описания;

"персоналии" - термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фамилии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.;

"география" - термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.).
В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

• См. Также: Общий международный стандарт описания архивных документов

• И еще П Р И К А З Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19. Об утверждении Правил организации хранения, комплектования,  учета и использования документов Архивного фонда
  Российской Федерации и других архивных документов  в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

Заголовок архивного документа включает:  наименование
вида  архивного  документа;  автора;  адресата  или корреспондента,
которому направлен или от которого  получен  документ;  вопрос  или
предмет,   событие,  факт,  лицо,  название  местности,  к  которым
относится содержание указанного документа;  дату события.  В случае
отсутствия  необходимых  сведений в заголовок включается поясняющая
информация:  "автор не установлен",  "без даты".  При необходимости
заголовок  дополняется  аннотацией,  раскрывающей  не  отраженное в
заголовке содержание данного документа.

корреспондентского (по  организациям  и  лицам,  в  результате
переписки с которыми образовались единицы хранения);
    географического (в соответствии с определенными  территориями,
населенными   пунктами   и  другими  географическими  объектами,  с
которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
    авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые
являются авторами документов).